Tallennuskapasiteetti on tallentimen eräs tärkeä ominaisuus. Tässä kohdassa on tärkeää huomata Suomen laki, jota käsitellään toisessa esityksessä.
Tallennuskapasiteettiin vaikuttaa (kaikissa tallennintyypeissä) monet seikat. Hardwaren osalta rajoitus on kovalevyn koko. Vaikka muistia usein pidetään edullisena on syytä kuitenkin kartoittaa todellinen tallennuskapasiteetin tarve: esim. puoli vuotta vanhojen tallenteiden olemassaoloa on vaikea käsittää eikä vähiten Suomen lain kannalta. Toisaalta päivän vanhan tallennuksen katoaminen uuden alta on huono asia useissa tapauksissa. Tallennuskapasiteetin tulisi ilmetä jo videovalvontasuunnitelmista.
Lisäksi tallennuskapasiteettiin vaikuttaa tallentimen pakkausformaatti (kaikki tallentimet pakkaavat dataa ennen tallennusta). MPEG4 -formaattia pidetään yleisesti parhaana vaihtoehtona laadun ja sen vaatiman muistitilan kannalta.
Lisäksi tallentimissa on yleensä valittavissa pakkaustaso: matala, keski, korkea; matalan pakkauksen kuva vie siis eniten kiintolevytilaa, mutta tallenteen lattu on erinomainen. Myös valittu resoluutio (kuvan koko) vaikuttaa tallennettavan tiedon määrään.
Videovalvonnassa usein käytetty termi on frames/sec., joka tarkoittaa freimiä (kuvaa) per sekunti. Ns. täyskuva kuten tavallisen televisiolähetyksen kuva on 25 kuvaa per sekunti. Tällöin liike vaikuttaa täysin normaalilta; kuin ihmissilmän läpi katsottuna. Usein videovalvonnassa ei ole tarvetta tarkastella tallennetta tässä tarkkuudessa. Esim. 10 kuvaa sekunnissa on aivan riittävä nopeus esim. näpistyksen todistamiseksi. Tällöin saavutetaan merkittävä tallennuskapasiteetin kasvu hyvin yksinkertaisella toimella: älä tallenna mitä et tarvitse!
On hyvä huomata, että jos tallentimessa on esimerkiksi 16 kanavaa (maksimi kameramäärä siis 16 kpl) ja tallentimen tallennustehoksi ilmoitetaan 25 kuvaa/sekunnissa tämä tarkoittaa sitä, että kaikkien 16 kameran kuvaa yhteensä voidaan tallentaa vain 25 kuvaa sekunnissa. Tallentimen kapasiteetti per kamera on siis tasan jaettuna keskimäärin n. 1,5 kuvaa per sekunti. Jotta täyskuvaan päästäisiin pitäisi 16 kanavaisessa tallentimessa olla 400 kuvan tallennusnopeus: eri asia on onko tämä todella tarpeen.
Liiketallennusominaisuus löytyy jokaisesta ammattimaisesta tallentimesta. Tällä tarkoitetaan sitä, että kun kuva-alassa ei tapahdu mitään niin tallennin ei tallenna. Esimerkkinä tähän sopii hyvin ovikamera, joka valvoo kulkua rakennukseen. Kun ovella ei ole liikettä niin tallennin ei tallenna. Kiintolevyn kapasiteettia ajatellen tämä toiminto on erittäin arvokas. Liiketallennusominaisuus voi toimia myös muun periaatteen ansiosta: rikosilmoitin- tai kulunvalvontajärjestelmän havaitseman tapahtuman perusteella aloitettava tallennus. Tämäkin muistin säästötapa kuuluu luokkaan "älä tallenna mitä et tarvitse".
Useimmissa videovalvontakohteissa edellä mainittuja muistikapasiteetin säästämiseen pyrkiviä seikkoja voidaan helposti käyttää tehokkaasti. Sen sijaan esim. vilkkaassa kauppakeskuksessa tämä voi osoittautua hankalaksi. Varsinkin jos videovalvontasuunnitelmassa ei ole otettu huomioon henkilön tunnistamiseen tarkoitettujen kameroiden tarkkaa sijoitusta voi voimakkaan pakkauksen ja vähien freimien käytöstä seurata se, että itse tapahtuma saadaan tallenteelta muttei henkilön tunnistusta riittävän laatuisena.
HakutoiminnotTallentimen käytön kannalta ehkä tärkein ominaisuus on tallenteiden helppo hallinnointi. Tällä tarkoitetaan sitä, että laitetta käyttävä henkilökunta ei useinkaan ole ammattihenkilöstöä, joka käyttää tallentimia päivittäin työssään. Ajatellaan esim. kaupan videovalvontaa, jota hoitaa myymäläpäällikkö kaikkien muiden töidensä ohella. Jos tallenteiden haku on hankalaa niin esimerkin myymäläpäällikkö ei muutaman heikosti päättyneen yrityksen jälkeen enää ryhdy puuhaan ja koko videovalvonta on ollut pelkkää rahantuhlausta.
Käytön helppouden varmistamiseksi ei ole muuta mittaria kuin käyttäjien kokemukset. Käyttökoulutus on toki ensisijaisen tarpeellista mutta pitää muistaa, että useissa paikoissa palvelualan henkilökunta joutuu perehtymään lukuisiin eri teknistä osaamista vaativiin järjestelmiin ja koulutuksen tulos voi tästä syystä jäädä heikoksi.